E-post till kommunstyrelsen går inte till styrelsen

E-post till kommunstyrelsen går inte till styrelsen

Den som skickat mail till kommunstyrelsens e-postadress, har troligtvis gjort det för att komma kontakt med just styrelsen. Men mailen går inte till ledamöterna.

MN mailade in ett par frågor till kommunstyrelsen. Normalt registreras mailet i kommunstyrelsens postlista, men så skedde inte den här gången. Då MN ifrågasatte detta, fick vi flera klargöranden som nog många inte känner till, inte ens alla politikerna som sitter i kommunstyrelsen.

Annons

Kommunstyrelsens e-postadress ”kommunstyrelsen@ekero.se” är inte, som man kan tro, en kontaktadress till den politiska nämnden utan det är en brevlåda till myndigheten med tjänstemännen som heter ”kommunstyrelseförvaltningen”. Själva ”nämnden” med de förtroendevalda heter förvisso kommunstyrelsen, men det betyder inte att mail till nämnda e-postadress kommer fram till politikerna per automatik.

– Jag har aldrig fått några mail som skickats in till den adressen och har inte heller känt till densamma, säger oppositionsrådet Hanna Svensson (S) och Miljöpartiets Ulrika Sandin bekräftar samma sak.

– Detta är inte första gången som jag märkt att mail inte har kommit fram till oss ledamöter. Miljöpartiet anser att alla mail som inkommer till kommunstyrelsens mailbox ska registreras och skickas till samtliga ledamöter och ersättare, säger hon.

– Jag har inte koll på någon allmän kommunstyrelsemail. Jag får ju den mail som är adresserad till mig, kommenterar Sivert Åkerljung (KD) och Ove Wallin (C) svarar:

– Det jag känner till är ett mail för två år sedan som borde kommit mig till del. Vet dock inte hur det kom till kommunkansliet från början. Detta redde vi ut med tjänstemännen som ett förbiseende om jag minns rätt.

Annons

 

Politikerna och även kommuninvånarna kan däremot begära ut kommunstyrelsens postlista och utifrån den, be att få se inkomna mail eller brev i sin helhet. Men i och med att MN:s mail inte registrerats, ”finns” det inte heller.

– Alla mail skickas inte ut till alla personer i politiken, adressen ”kommunstyrelsen” är för registrering i postlistan i vilken dina mejl ska finnas, svarar Adam Reuterskiöld (M).

Kommunens kanslichef Daniel Liljekvist, förklarar:

– Kommunstyrelsen och de övriga funktionslådorna får många mail varje dag och allt registreras inte på postlistan. Som regel registreras allt som bedöms som viktigt och som ska kunna vara sökbart framöver. När det är mail som kommer in riktade till kommunalrådet, brukar vi registrera mailet på postlistan när det finns ett svar till frågeställaren. Allt som tillhör ett ärende registreras, säger Daniel Liljekvist.

Det är med andra ord registratorn som gör bedömningen vilken post som är viktig eller ej.

– Det är inte någon tjänsteman som ska sitta och göra bedömningar av vilket som är viktigt och utifrån det sedan registrera, samtlig post måste registreras anser vi, kommenterar Desirée Björk, Öpartiet.

I kommunallagen står bland annat att e-post och pappershandlingar är en allmän handling och dessa ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. ”Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.”

I kommunens egna riktlinjer för hantering av dokument står bland annat att ”enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den är inkommen till eller upprättad hos kommunen. Inkorgens register över inkomna e-postmeddelanden räknas också som allmän handling. Extern och intern e-post som kräver svar ska alltid besvaras inom två arbetsdagar”.

MN:s mail har nu registrerats i postlistan.

EWA LINNROS

 

Läs också